Pracovní prostředí se změní trvale. Jak mohou firmy z proměny vzejít vítězně?

Aktualizace uniFLOW a iRA (2)

Letošní rok přinesl změny, které zcela rozbouraly tradiční představu o pracovním prostředí. Řada zaměstnanců byla nucena opustit kanceláře a firmy musely začít řešit, zda všechny jejich procesy probíhají efektivně i při práci na dálku. Dnes už je jasné, že vynucené změny u mnoha podniků povedou ke snahám o trvalou proměnu fungování, s cílem vyšší atraktivity pro zaměstnance, silnější konkurenční pozice i větší odolnosti vůči budoucím šokům. Jaké nástroje, zařízení, software a služby mohou firmám pomoci k vytvoření pracoviště budoucnosti, radí Petr Hnilička ze společnosti Canon.

Zatímco na jarní vlnu pandemie a situaci, kdy lidé ze dne na den odešli z kanceláří, firmy často reagovaly chaoticky, během podzimu je již zřejmé, že práce na dálku si v mnoha podnicích najde své trvalé místo. Roste proto poptávka po komplexních dlouhodobých řešeních a na proměny pracovního prostoru budou reagovat i výrobci kancelářské techniky.

Petr Hnilička CANON„Pracovní struktura vytýčená kanceláří se rozpadla a my musíme mít připravenou odpověď. Kancelář je nyní kdekoliv. Doplňujeme proto své portfolio a přivádíme na světlo komplexní systém řešení. Nedocenitelné pro nás byly také podněty od zákazníků z jarního období práce z domova, které nás v posunuly k ještě lepšímu využití dostupných technologií a zdrojů. Dnes tak můžeme lidem v kancelářích i mimo ně zprostředkovat ještě příjemnější pracovní zkušenost,“ říká Petr Hnilička, produktový manažer společnosti Canon CZ.

Výsledkem je nabídka vzájemně provázaných produktů a služeb, pro níž Canon používá označení Pracoviště budoucnosti. Společnost věří, že touto ucelenou nabídkou osloví firmy, které aktuální situace ovlivňuje a chtějí si vytvořit základnu pro další kvalitní fungování a růst. Co všechno je obsahem konceptu Pracoviště budoucnosti?

Pracovní produktivita i na pochodu

Zaměstnanci, kteří se dříve při práci potkávali v jedné kanceláři, dnes stále častěji pracují nejen z domova, ale třeba i z chalupy nebo zahraničí. Firmy tak o svých lidech ztrácejí každodenní přehled, a to především co se týče efektivity práce. Jak tedy neztratit pracovní produktivitu, mít přehled o interním toku dokumentů a zároveň poskytnout zaměstnancům veškeré potřebné služby?

V ideální situaci každý zaměstnanec obdrží k výkonu práce odkudkoliv kompaktní multifukční zařízení. To je předem nastaveno tak, že bezprostředně po zapojení do sítě nabídne veškeré služby tisku či skenování, které daný zaměstnanec pro svou práci potřebuje. Tiskárnu nebo multifunkci předem připravil firemní administrátor nebo správce tiskového prostředí, a tak ji lze propojit nejen s pracovním notebookem, ale pomocí přístupového kódu i s jakýmkoliv jiným počítačem. To vše bez ohrožení bezpečnosti firemních sítí a dokumentů.

Canon„Pro tento typ práce je ideální cloudová služba uniFLOW Online od Canonu. Pro práci z domova jsou ideálním řešením kompatibilní multifunkce i-SENSYS,“ radí Hnilička. „Při použití uniFLOW Online už zaměstnanec nemusí nic instalovat, vše má nastavené a připravené k použití. Díky funkci Pomocník pro archivaci se navíc naskenované obrazy rovnou automaticky třídí, pojmenovávají a následně zařazují do firemního workflow. Toto přesunutí skenovacích procesů do cloudu s využitím pokročilejších nástrojů pro zpracování je pro flexibilitu zaměstnanců zásadní,“ říká.

Canon rovněž od letoška sází na spolupráci s Microsoftem a jejich řešení Microsoft Universal Print. Jedná se o univerzální tiskový ovladač, které mohou využívat všechny produkty postavené na cloudové platformě Microsoft Azure. Firemní admin, kliknutím třeba v Office 365 nebo uniFLOW, vybere a zaktivní tiskárnu, kterou následně může zaměstnanec použít. V situaci, kdy se tradiční kancelář „rozpadla“, jde o elegantní řešení, které umožní správci rychle přidávat tisková zařízení. Navíc lze díky dalším nástrojům sledovat, kdo a jak zařízení na dálku využívá a s jakými dokumenty pracuje.

„Správci neřeší fyzickou instalaci ovladačů, tyto zdroje jsou díky Microsoft Universal Print standardizované. Takže jako zaměstnanec jen využívám již v cloudu připravenou infrastrukturu certifikovaných firemních zařízení a některé kroky, jako je instalace ovladače, řeším jedním klikem,“ upřesňuje produktový manažer Canon CZ.

Bezpečnost, která neomezuje spolupráci

Zajištění bezproblémového oběhu dokumentů a posílení bezpečnosti v situaci, kdy se s kolegy nemůžeme setkat tváří v tvář, a navíc čelíme čím dál zákeřnějším hrozbám virtuálního prostředí, napomohou i osobní elektronické certifikáty. Díky těmto certifikátům, které nejsou nepodobné elektronickému podpisu, je u každého firemního dokumentu zřejmé, kdo a na jakém zařízení jej vytvořil.

Díky tomu, že certifikát je k dokumentu přiřazen ihned po naskenování v zařízení, má příjemce jistotu původu a toho, že během cesty firemními kanály nedošlo k jeho změně. Což je zásadní třeba u smluv nebo faktur, kde by například v případě změny čísla účtu mohlo snadno dojít k falešné platbě.

S produktivitou souvisí i požadavek efektivní spolupráci mezi zaměstnanci na různých místech. I na tu vývojáři Canonu v rámci Pracoviště budoucnosti mysleli a opět zde pomůže osvědčené řešení uniFLOW Online.

Díky inteligentnímu nástroji Pomocník pro archivaci jsou naskenované dokumenty umístěny a roztříděny v cloudu. Odtud je zaměstnanec může následně delegovat na libovolného kolegu, který ani nemusí být fyzicky v kanceláři. Ten digitalizované dokumenty autorizuje a zkontroluje jednoduše v prostředí prohlížeče.

„Delegace dokumentů díky Pomocníku pro archivaci v prostředí uniFLOW Online je jednoduchý prvek, který ale v praxi velmi usnadňuje a zefektivňuje zpracování a sdílení firemních materiálů. Vše je samozřejmě nanejvýš zabezpečené – skupina zaměstnanců, kteří mají prostředí uniFLOW Online přístup, je omezená a každý má zde má vytvořený účet s nastavenou firemní autorizací. Neexistuje tedy možnost, aby se dokument dostal do nepovolaných rukou,“ ubezpečuje Petr Hnilička.

Hardware – garant rychlosti i bezpečnosti

Součástí koncepce Pracoviště budoucnosti je pochopitelně i odpovídající technické vybavení, které dokáže držet krok s dobou a je zároveň připravené na možnosti dalšího vývoje.

Canon ilustrační 1

Veškeré pokročilé možnosti skenování a tisku, které Canon nabízí v rámci tohoto konceptu, vychází z možností výkonných multifunkčních zařízení imageRUNNER ADVANCE. Ty jsou vlajkovou lodí Canonu pro běžné kanceláře a některé funkce byly vyvinuty přímo pro ně. Dále lze všechny výhody Pracoviště budoucnosti využít s vybranými modely imageRUNNER (například řada iR 2425) a nově modely řady i-SENSYS X.

„Celý náš koncept je připraven pro výkonná zařízení, která dokáží všechny požadované úkony zpracovat velmi rychle. Týká se to třeba i obsahového vytěžení faktur, kde pracujeme s předvyplněnými šablonami a dalšími aktivními úpravami údajů v naskenovaném dokumentu. Pro smysluplnost práce z domova musí navíc veškeré úkony probíhat plynule a intuitivně, říká Petr Hnilička z Canonu.

Ani zde se nezapomíná také na zabezpečení dokumentů, které dnes už jen málo firem bere na lehkou váhu. Vedle zmiňované delegace dokumentů či digitálních certifikátů, díky nimž od začátku cesty oskenovaného dokumentu získává uživatel garanci jeho původu, umožňují zařízení imageRUNNER ADVANCE i robustní šifrování dokumentů PDF. To zajistí, že k čitelné podobě dokumentu se během jeho cesty nikdo nedostane.

Udržitelností to začíná i končí

Canon je globální společností, jejímž závazkem je minimalizovat dopady své činnosti na životní prostředí, a do budoucna by tento trend chtěla ještě více posilovat. Základem je dlouhodobá snaha o digitální transformaci tisíců firem po celém světě a uchovávání dokumentů především v elektronické podobě, jejímž důsledkem by měl být radikální pokles spotřeby vytištěného papíru. Vedle toho ale Canon klade také čím dál větší důraz i na podporu cirkulární ekonomiky.

V zahraničí funguje například program označovaný jako EQ80. Kancelářská zařízení jsou po pěti letech provozu rozebrána na základní díly a ty, které zůstaly nepoškozené, jsou znovu použity. Zbývající díly se nahradí novými. Díky podílu původních dílů, který je asi 80 %, se pro projekt vžilo právě toto pojmenování. Canon tak nemusí podstatnou část zařízení převážet z výrobních závodů v Asii, což je šetrné k životnímu prostředí. Třeba ve Švédsku je podpora oběhu kancelářských zařízení velmi populární a má podporu vládních institucí.

V České republice Canon již čtvrtým ročníkem organizuje projekt Kopírka hledá kancelář, v němž společnost a její partneři darují použité, ale plně funkční zařízení do neziskových organizací. Život těchto kancléřských zařízení tak nekončí předčasnou recyklací, mohou kvalitně sloužit dobré věci ještě mnoho let nad rámec standardního životního cyklu.

Další cestou, jak zmenšovat dopad na životní prostředí, je možnost užívání speciálního tiskového papíru s nízkou uhlíkovou stopou, který firma již řadu let nabízí. Zajímavý je také proces označovaný jako downsizing. Canon již před lety začal zmenšovat obaly svých produktů, díky čemuž se jich na palety vejde více. Tomuto trendu byl přizpůsoben i design některých zařízení. „Sníží se tak emise nejen při výrobě obalů, ale i při dopravě mezi logistickými uzly,“ vysvětluje Hnilička.

Zdánlivou maličkostí, která také přispívá k udržitelnosti kancelářského provozu, je ale i bezsponkové sešívání. „Tisky do pěti listů umí stroje imageRUNNER ADVANCE ‚zadrhnout‘ pomocí dvojice zubů i bez použití klasické sponky. Výsledkem je měkká vazba, která ale vydrží všechny běžné způsoby manipulace s dokumentem. Je to drobnost, kterou velmi oceňují třeba účetní kvůli lepší manipulaci a možnosti dokument následně rovnou skartovat, dokumenty založené v šanonu na jedné straně nevytváří pověstného „ježečka“ a nezabírají zbytečně místo. Šetří se tak ale i sponky. Lidem se to líbí a jsou vždy velmi překvapeni, že naše stroje něco takového dokážou,“ uzavírá Petr Hnilička.