Digitalizace dokumentů 3.0

Digitalizace dokumentů 3.0

Pokud označíme pouhé naskenování fyzických materiálů Digitalizací 1.0, pak jsou dnešní možnosti spojené s převodem dokumentů do elektronické podoby minimálně o dvě generace dál. Mezi nejmodernější služby patří například automatické porovnání digitální verze dokumentu s jeho fyzickým originálem.

Tuto funkci nabízí například nový software ScanFlow Compare od Konica Minolta. Ten se vyznačuje rychlostí, spolehlivostí a především jistotu, že text obou verzí dokumentu bude totožný. Umí odhalit a ohlásit sebemenší nesrovnalost, ať se jedná o drobný překlep nebo záměrnou zásadnější změnu. Fyzický dokument přitom stačí jen naskenovat a systém sám provede porovnání jeho obsahu s elektronickou verzí.

Co to znamená v praxi? Originální dokument, například smlouvu, naskenujete a pošlete dodavateli k podpisu. Ten v elektronickém dokumentu provede nežádoucí změnu, podepíše jej a pošle zpět. Vy ale s pomocí automatického porovnání elektronické verze s fyzickým originálem změnu snadno odhalíte.

Moderní technologie jsou skutečně již tak daleko, že dokáží všechna data nejen správně přečíst a vzájemně porovnat, ale dokonce i automaticky roztřídit. Správa dokumentů se tak výrazně zrychluje, zjednodušuje i zpřesňuje, neboť elektronizace napomáhá předcházet dříve častým administrativním chybám. Právě ScanFlow Compare patří ke špičkovým inovacím, které rozpoznají, přečtou, a porovnají fyzický dokument s elektronickým už při samotném procesu digitalizace.

Kdy se může digitalizace 3.0 hodit?

Strojově přesná kontrola se uplatní zejména u obchodních dokumentů, smluv a podobných písemností. Software velmi rychle ověří, zda jsou předloženy všechny náležitosti, zda jsou platné a ve vzájemném souladu, jestli nejsou nesrovnalosti například v identifikačních údajích, zda jsou aktualizované a podobně. Interní systém dané instituce pak může získaná data porovnat s vlastní historií subjektu, například zda má již uzavřeny jiné smlouvy podobného druhu. V reálném čase pak posoudí vhodnost uzavření nové smlouvy a připraví její návrh s relevantními osobními údaji.

A co to znamená v praxi? V pojišťovně chce zájemce uzavřít povinné ručení. Zaměstnanec naskenuje jeho občanský a řidičský průkaz. Systém dokumenty rozpozná, vyhodnotí správnost a úplnost údajů a rovnou jimi vyplní návrh smlouvy. Zároveň zjistí, zda daný zájemce není například evidován v registru dlužníků nebo nemá uzavřená jiná pojištění, se kterými by bylo možné povinné ručení kombinovat.

Elektronické dokumenty a umělá inteligence

Současné technologie zavádějí do běžné praxe i metody umělé inteligence. Jedním z příkladů může být FlexiCapture. Tento systém autonomně zdokonaluje svou schopnost identifikovat dokumenty a rozpoznávat data na základě předchozích změn nebo oprav provedených operátorem. Všechny vnější zásahy průběžně vyhodnocuje a automaticky optimalizuje zpracování stávajících i nových typů dokumentů. FlexiCapture předčí konkurenční platformy i v rychlosti implementace a také svou podporou mobilních zařízení či možností využít cloudové služby. K dalším jeho zajímavým výhodám patří i to, že umožňuje nasazení mimo servery zákazníka a vzdálený přístup přes webové rozhraní.

Konica MinoltaK všestrannému využití systém předurčuje i široká škála postupů, jakým do něj zpracovávaný dokument bude vložen. Může být naskenován přes multifunkční zařízení, stolní skener, e-mail, webovou stránku i prostřednictvím mobilu. Právě chytré telefony nebo tablety zažívají doslova boom a systémy nové generace od Konica Minolta, jako jsou ScanFlow Compare i FlexiCapture, tento trend podporují. Bez problémů rozeznají obrázky i skeny, formáty Word, Excel, PDF nebo záhlaví příchozích emailů.

Proces úvodní digitalizace výrazně zjednoduší – a hlavně urychlí – také aplikace pro mobilní skenování s využitím standardního fotoaparátu. Zpracování elektronického dokumentu tak může být zahájeno i kdekoli „v terénu“, stačí jej prostě vyfotit.

Související příspěvky

Leave a Comment