Compliance aneb jak zachránit vaši firmu

Compliance

Compliance programy jsou v poslední době stále častěji skloňovaným pojmem. Běžně se s nimi setkáváme u větších nadnárodních korporací, které si ale mnohdy neuvědomují, že dobře znějící, několikastránkový compliance program převzatý od zahraniční mateřské společnosti hezky vypadá, ale neodpovídá požadavkům českých právních předpisů a společnost ani její manažery před negativními důsledky neochrání.

Firmy tak často ani nevědí, že účinný compliance program může vaší společnosti ušetřit mnoho problémů, ale i peněz.

Jak tedy firmu účinně ochránit?

1. Vypracujte účinný compliance program

Konkrétní podobu účinného compliance programu doposud nedefinuje žádný právní předpis. Měl by být šitý na míru konkrétní společnosti, odpovídat českým zákonům a být srozumitelný pro všechny zaměstnance i manažery. Měl by přesně vymezit práva a povinnosti jednotlivých členů statutárních orgánů, tj. jednatelů, členů představenstva, dozorčí rady, správní rady a také (vedoucích) zaměstnanců a dále také pravidla chování a jednání navenek firmy. Je určitě dobré přizvat si k tvorbě účinného compliance programu odborníky z řad advokátů či personalistů.

2. Seznamte s compliance programem své lidi

Aby mohl program fungovat v praxi, musí být s jeho zněním důkladně seznámeni všichni, kdo ve firmě působí: jednatelé, členové představenstva, prokuristé, zaměstnanci apod. „K seznámení však nestačí pouhé vyvěšení na nástěnce nebo intranetu. Ideální je osobní či online proškolení zakončené testem,“ říká Alice Kubíčková, ředitelka Komory právní odpovědnosti.

3. Pravidelně „oprašujte“ a proškolujte

Úvodním školením a seznámením s compliance programem to však nekončí. Je vhodné, aby zaměstnanci i statutární orgány byli v pravidlech compliance programů opakovaně proškolováni (ideálně min. 1x ročně).

4. Pozor na změny zákonů a novelizace

„Tak jako se mění, obměňují a novelizují jednotlivé zákony, je potřeba i compliance program přizpůsobovat aktuální právní úpravě a případným plánovaným změnám. S novinkami, které dopadají i na compliance program firmy, musí být zaměstnanci i představitelé firmy vždy důkladně seznámeni,“ doplňuje Jan Bureš, partner v advokátní kanceláři LP Legal.

5. Pravidelně kontrolujte dodržování compliance programu

Pokud má firma zájem na tom, aby její zaměstnanci a zástupci firmy dodržovali sepsaný compliance program, je dobré dodržování povinností průběžně kontrolovat. „Kontroly může provádět zaměstnavatel, nadřízený nebo k tomu určený zaměstnanec, a to tak, že bude kontrolovat činnost zaměstnanců nebo také např. jednání s klienty. Kontroly mohou probíhat namátkově, ale je lepší je provádět v pravidelných intervalech,“ vysvětluje Alice Kubíčková.

6. Veďte si evidenci o provedených opatření

Evidujte si prováděná opatření: seznámení zaměstnanců s compliance programem, pravidelná školení, výsledky kontrol dodržování compliance programu apod. „Dobré je určit osobu, která takovou agendu povede, např. Compliance Officer nebo zaměstnanec HR,“ doporučuje Alice Kubíčková. Řádná evidence má význam z pohledu následného uplatňování škody. Evidence může být využita i pro komunikaci s pojišťovnou (např. pojistné krytí na právní služby nebo vzniklé škody v případě, že je společnost pro taková rizika pojištěna).

Význam compliance programů potvrzuje také rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, který je považuje při posuzování porušování pravidel hospodářské soutěže za polehčující okolnost. Účinný compliance program však může rovněž výrazně pomoci tomu, že firma nebude odpovídat za trestný čin, který spáchá jednatel, člen představenstva nebo také zaměstnanec v rámci své činnosti. „Pokud však firma takový program nemá, hrozí jí, v případě trestného činu spáchaného některou z vyjmenovaných osob, trest v podobě pokuty až do výše 2 000 000 korun v denní sazbě, zákaz činnosti, propadnutí majetku nebo až její zrušení,“ upozorňuje Jan Bureš.

I když se může zdát vypracování compliance programu jako nákladné, není pochyb o tom, že účinný compliance program šitý na míru firmy může v mnoha případech přispět k tomu, že nebude docházet ze strany zaměstnanců a zástupců firmy k porušování jejich povinností. Pokud by se tak stalo, může se firma odpovědnosti za toto porušení zprostit a zaměstnanec nebo zástupce firmy bude za takové porušení odpovídat sám.

Citace:

Roman Flek, ředitel obchodního úseku D.A.S. Rechtsschutz AG, pobočka pro ČR: „Na důležitost zavedení a dodržování compliance programu upozorňuje i společnost D.A.S., přední specialista na pojištění právní ochrany. Ze své bohaté praxe potvrzuje, že nastavení kvalitního compliance programu v řadě případů napomohlo k vyvinění stíhaného manažera či zaměstnance nebo alespoň k zásadnímu snížení hrozící sankce.“

Lucie Lacinová, DiS. – jednatelka ALFA farm: „Málokterý majitel, či jednatel společnosti a už vůbec ne řádový zaměstnanec, sedají po celodenní práci nad zákoníky a studují zákony a jejich novelizace, které se jich oborově týkají a každodenně ovlivňují. Dle mého názoru je Compliance program nejdostupnější prostředkem, jak být gramotný v oblasti práva ve svém oboru, protože je šitý na míru každé společnosti. Díky pravidelné obnově a školení se dostává právo do povědomí zaměstnanců a působí tak jako prevence případných problémů se zákony.“

-LiM

.

Napsat komentář